Amikor a szervezet a működése során valamilyen szolgáltatást végez (pl: szervez egy képzést), vagy valamilyen termékét értékesíti (pl: egy kiadványt értékesít), erről a tevékenységéről számlát köteles kibocsátani. Abban az esetben is, ha ezt közhasznú vagy cél szerinti tevékenysége során végzi, nem csupán vállalkozási tevékenység esetében. Az alapítvány főszabály szerint az alapító okirata szerinti tevékenységet végzi, és erről állít ki számlát. Ha ettől eltér, akkor kiegészíti az alapító okiratát, és a végzett tevékenységet bejelenti a NAV-nak.
A számlát tartalmazó számlatömböt, az adószám meglétét igazoló irat – jellemzően az adóbejelentkezési lap – bemutatásával, nyomtatványboltban lehet megvásárolni.

A számlatömböknek két típusa létezik:

• Az egyik a készpénzes számla, amelyet kizárólag készpénzes értékesítés, szolgáltatásnyújtás esetén kell és lehet kiállítani, az ellenérték átadásával egyidőben. Tehát megtörténik a fizetés és a számla kiállítása, átadása is.
• A másik az “átutalásos”, azaz a nem készpénzes számlatömb (elnevezése a nyomtatvány szerint: számla) használatával lehetőség van készpénzes és átutalással fizetendő számlák kiállítására is. Ezen a nyomtatványon ugyanis beírhatjuk a fizetés módját, ezért mindkét fizetési módnál alkalmazható.

A számlakibocsátási kötelezettség független az ÁFA alanyiságtól, tehát az a szervezet is köteles számlát kiállítani, amely alanyi ÁFA-mentességet választott (abban az esetben választhatta, ha az éves ÁFA-köteles bevétele nem haladja meg az 5 millió forintot) és valamilyen szolgáltatást nyújt, vagy terméket értékesít.

A számla részletes adattartalmát és a számlázás részletes szabályait az ÁFA törvény szabályozza: 2007. évi CXXVII. Törvény X. fejezet.

Fontos gyakorlati tudnivalók:

• A tagdíjról számviteli bizonylatot kell kiállítani
• A számlán nem kötelező tartalmi elem az SZJ (szolgáltatások jegyzékszáma) és VTSZ (vámtarifaszám) szám, valamint a szervezet képviselőjének aláírása
• A számlát készpénzfizetés esetén azzal egyidejűleg, egyéb esetben legkésőbb a teljesítést követő 15 napon belül kell kiállítani
• Nem lehet számlát kiállítani: az adományról, a pályázaton elnyert támogatásról
• Célszerű 3 példányos számlatömböt vásárolni, amelyből az első eredeti példány a vevőé, azaz aki a szolgáltatást igénybe veszi, terméket megvásárolja, a második példány a könyvelés bizonylata, a harmadik pedig a számlatömbben marad
• Számlatömb vásárlása esetén a nyomtatványboltban kötelező megadni a nyomtatványt vásárló szervezet nevét, címét és adószámát, valamint 2011. január 1-jétől az előbbieken túl a vevőt képviselő magánszemély nevét és adóazonosító jelét is, aki a számlatömböt a szervezetnek megvásárolja. Ezekre azért van szükség, mert a számlatömbforgalmazóknak kötelező negyedévente adatszolgáltatást teljesíteniük a számlatömb vásárlásokról az adóhivatal felé.
• A számlatömbök szigorú számadású bizonylatok, ami azt jelenti, hogy róluk külön nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás tartalmazza, hogy mikor vásároltuk a számlatömböt, a tömb sorszámát tól-ig, a számlatömb felhasználásának kezdetét és végét. A betelt számlatömböt a számviteli bizonylatokra vonatkozó megőrzési ideig (8 évig) kell megőrizni. Vigyázzunk a számlatömbre, mert 2012-től elvesztése esetén az adóhivatal akár több százezer forintos bírságot is kiszabhat.

frissítve: 2012.03.30.